ตามกฎหมายคุ้มครองแรงงาน สถานประกอบการที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไป จะต้องจัดให้มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเป็นภาษาไทย ซึ่งประกอบด้วยเรื่อง ดังต่อไปนี้
- วันทำงาน เวลาทำงานปกติ และเวลาพัก
- วันหยุดและหลักเกณฑ์การหยุด
- หลักเกณฑ์การทำงานล่วงเวลา และการทำงานในวันหยุด
- วันและสถานที่จ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุดและค่าล่วงเวลาในวันหยุด
- วันลาและหลักเกณฑ์การลา
- วินัยและโทษทางวินัย
- การร้องทุกข์
- การเลิกจ้าง ค่าชดเชย และค่าชดเชยพิเศษ
เมื่อนายจ้างได้จัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานแล้ว นายจ้างจะต้องเผยแพร่และปิดประกาศข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานโดยเปิดเผย ณ สถานที่ทำงานของลูกจ้าง เพื่อให้ลูกจ้างได้ดูหรือเห็นสะดวกภายใน 15 วันนับแต่วันที่นายจ้างมีลูกจ้างครบสิบคน และให้นายจ้างมีหน้าที่จะต้องส่งสำเนาข้อบังคับดังกล่าวไปที่อธิบดีหรือผู้ซึ่งอธิบดีมอบหมาย (ในที่นี้หมายถึง เจ้าพนักงานตรวจแรงงาน) ภายใน 7 วันนับแต่วันที่ประกาศใช้ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน หากนายจ้างฝ่าฝืน อาจต้องระวางโทษปรับไม่เกินสองหมื่นบาท
โดยทั่วไป นายจ้างมักจะเข้าใจว่า เมื่อได้จัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเรียบร้อยแล้วจะต้องส่งให้พนักงานตรวจแรงงานพิจารณาอนุมัติก่อน ซึ่งตามกฎหมายแล้ว ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานจะมีผลใช้บังคับทันทีที่ผู้ประกอบการได้ทำการประกาศใช้บังคับกับลูกจ้าง กฎหมายบังคับแต่เพียงให้ส่งสำเนาให้กับอธิบดีหรือผู้ซึ่งอธิบดีมอบหมาย (พนักงานตรวจแรงงาน) เพื่อตรวจสอบในลักษณะย้อนหลังอีกครั้งหนึ่ง
หากพบว่า มีข้อบังคับข้อหนึ่งข้อใดที่ผิดกฎหมาย หรือไม่ถูกต้อง เจ้าพนักงานตรวจแรงงานมีอำนาจที่จะสั่งให้นายจ้างแก้ไขให้ถูกต้องภายในเวลาที่กำหนด ดังนั้น ในกรณีที่นายจ้างส่งสำเนาให้พนักงานตรวจแรงงานดูก่อน และเมื่อได้แก้ไขตามคำแนะนำของพนักงานตรวจแรงงานแล้วนำมาประกาศใช้ ก็จะลดปัญหาที่จะต้องทำความเข้าใจกับลูกจ้างไปได้มาก
ที่จริงแล้ว กฎหมายคุ้มครองแรงงานเป็นกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับความสงบและเรียบร้อยของประชาชน ข้อความใด ๆ ที่ขัดหรือแย้งกับกฎหมายดังกล่าว จะมีผลเป็นโมฆะ ดังนั้น การจัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานของผู้ประกอบการ หากมีหลักเกณฑ์และเงื่อนไขใดขัดกับกฎหมายคุ้มครองแรงงานในทางที่ด้อยกว่าที่กฎหมายกำหนดก็จะไม่มีผลใช้บังคับโดยอัตโนมัติ ไม่จำต้องให้พนักงานตรวจแรงงานตรวจสอบเพื่อพิจารณาให้ความเห็นก่อน และถึงแม้ว่า ลูกจ้างจะยินยอมปฏิบัติตามก็ตาม ก็ไม่มีผลใช้บังคับ
การจัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานจะว่า ยากก็ยาก จะว่าง่ายก็ง่าย ขึ้นอยู่กับผู้จัดทำให้ความพิถีพิถันกับการจัดทำมากเพียงใด เพียงแต่ท่านผู้อ่านไปที่สำนักงานแรงงานเขต ขอตัวอย่างข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเอามาเติมคำในช่องว่างแล้วนำมาประกาศใช้ ถือได้ว่า ปฏิบัติตามกฎหมายแล้ว และยังง่ายต่อการตรวจสอบอีกด้วย ซึ่งผู้เขียนเองก็มักจะถูกสอบถามจากลูกค้าของสำนักงานอยู่เสมอว่า ข้อบังคับแต่ละแบบมีความแตกต่างกันอย่างไร
แต่ในความเป็นจริง แต่ละสถานประกอบการย่อมมีเงื่อนไขในการทำงานที่แตกต่างกันออกไป ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานถือเป็นนิติกรรมอย่างหนึ่ง ดังนั้น การจัดทำข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานจึงต้องละเอียดรอบคอบ เพราะกฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการเป็นผู้จัดทำขึ้นโดยฝ่ายเดียว เมื่อจัดทำมาแล้ว หากจะเปลี่ยนแปลงก็จะยุ่งยาก เพราะต้องประกาศและนำส่งสำเนาให้เจ้าพนักงานตรวจแรงงานภายในเจ็ดวันนับแต่วันที่ประกาศแก้ไขเพิ่มเติม
นายจ้างบางราย มักจะนำเรื่องที่กฎหมายไม่ได้บังคับไว้กำหนดเข้าไปในข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานด้วย เช่น เรื่อง การรับสมัครงาน คุณสมบัติของลูกจ้าง สวัสดิการต่าง ๆ การทำเช่นนี้นอกจากจะทำให้ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานเยิ่นเย้อแล้ว หากนายจ้างจะแก้ไขเรื่องดังกล่าวก็ยุ่งยาก เพราะต้องประกาศและสำเนาไปให้พนักงานตรวจแรงงงานพิจารณาอีกด้วย
ซึ่งหากพนักงานตรวจแรงงานไม่เห็นด้วยกับการแก้ไขแล้ว นายจ้างอาจจะทำการปรับเปลี่ยนไม่ได้ หรือนำไปสู่กระบวนการอุทธรณ์คำสั่งของพนักงานตรวจแรงงาน หรือจนกระทั่งให้ศาลแรงงานพิจารณาตัดสินชี้ขาด ทำให้ได้ไม่คุ้มเสีย
เนื้อหาแต่ละรายการในข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานที่ผู้เขียนได้กล่าวถึงไว้แต่แรก ต่างก็มีแง่มุมทางกฎหมายที่แตกต่างกันออกไป บางเรื่องกฎหมายกำหนดเป็นขั้นต่ำไว้ เช่น ค่าทำงานล่วงเวลา หรือ ค่าทำงานในวันหยุด เป็นต้น บางเรื่องก็ให้สิทธินายจ้างและลูกจ้างสามารถตกลงกันได้ เช่น กรณีการเปลี่ยนแปลงวันหยุดประจำสัปดาห์ เป็นต้น บางเรื่องเป็นกรณีที่นายจ้างกำหนดได้เพียงฝ่ายเดียว เช่น เรื่องวินัยและโทษทางวินัย เป็นต้น
ดังนั้น การจัดทำจะต้องทำการสอบข้อเท็จจริงตามแนวทางที่นายจ้างได้ปฏิบัติไว้เดิม เพื่อทำการวิเคราะห์ก่อนว่า เป็นแนวทางที่ชอบหรือไม่ หากไม่ชอบ จะต้องแก้ไขอย่างไร ซึ่งจะต้องพิจารณาตามข้อเท็จจริงเป็นเรื่อง ๆ ไป
วินัยและโทษทางวินัยเป็นเรื่องที่เห็นข้อผิดพลาดบ่อยครั้งที่สุด ทั้ง ๆ ที่ ผู้ประกอบการบางรายได้จัดส่งให้ฝ่ายกฎหมายทำการตรวจสอบแล้ว โดยเฉพาะกรณีที่ไม่จำแนกออกเป็นวินัยทั่วไปและวินัยร้ายแรง แต่กำหนดเป็นรวม ๆ ว่าเป็นวินัยการทำงาน การกำหนดเช่นนี้ ทำให้ลูกจ้างไม่อาจทราบได้ว่า เรื่องใดเป็นเรื่องร้ายแรงหรือไม่ หากลูกจ้างฝ่าฝืน นายจ้างจะมากล่าวอ้างว่า ลูกจ้างได้กระทำการฝ่าฝืนวินัยร้ายแรง หาได้ไม่ นายจ้างจึงต้องจ่ายค่าชดเชย (โปรดพิจารณาฏีกา 5680/2530) กรณีดังกล่าวนี้ เคยทำให้นักกฎหมายหลายรายต้องเสียราคามาแล้ว
ท้ายสุดนี้ ผู้เขียนใคร่ขอให้ท่านผู้อ่านโปรดให้ความสำคัญกับข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานให้มาก เพราะหากเกิดข้อพิพาทระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างเมื่อใด เอกสารชิ้นแรกที่จะถูกหยิบขึ้นมาพิจารณาคือ ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ล่าสุด กฎหมายคุ้มครองแรงงานได้ทำการแก้ไขปรับปรุงและมีผลใช้บังคับเมื่อเดือนสิงหาคม 2551 ที่ผ่านมา จึงควรตรวจสอบปรับปรุงข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานอยู่เสมอ
